Un locataire part. L'état des lieux de sortie montre une porte percée, un plan de travail brûlé et un mur du séjour à repeindre. Vous voulez retenir 600 € sur le dépôt de garantie. Deux semaines plus tard, le locataire conteste : « vous n'avez aucune preuve, le mur était déjà comme ça ». Qui a raison ? Celui qui a les justificatifs. Cet article explique ce que la loi exige pour qu'une retenue soit opposable, et ce qui fait tomber une retenue devant une commission de conciliation ou un juge des contentieux de la protection.

Ce que dit la loi : article 22 de la loi du 6 juillet 1989

Le dépôt de garantie est encadré par l'article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Trois règles structurent toute retenue :

  • Le délai. Le bailleur restitue le dépôt dans un délai maximal d'un mois à compter de la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée, et de deux mois dans le cas contraire. Le délai court à partir de la remise des clés, en main propre ou par lettre recommandée, pas à partir de la fin du préavis.
  • La justification. Le bailleur peut déduire « les sommes restant dues » et celles dont il « pourrait être tenu, aux lieu et place du locataire, sous réserve qu'elles soient dûment justifiées ». Le mot qui compte est justifiées. Une retenue sans pièce est une retenue contestable.
  • La sanction. À défaut de restitution dans les délais, le solde dû au locataire est majoré d'une somme égale à 10 % du loyer mensuel en principal (hors charges) pour chaque période mensuelle commencée en retard. Cette majoration ne s'applique pas si le retard vient du fait que le locataire n'a pas communiqué sa nouvelle adresse.

En copropriété, le bailleur peut en plus conserver une provision ne pouvant excéder 20 % du dépôt jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble, puis régularise dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes.

Pour mémoire, le montant du dépôt est plafonné à un mois de loyer hors charges en location vide (art. 22) et à deux mois en meublé (art. 25-6).

Pourquoi l'état des lieux d'entrée est le premier justificatif

Une retenue repose toujours sur une comparaison : l'état du logement à la sortie par rapport à l'état à l'entrée. Sans état des lieux d'entrée, le Code civil (article 1731) présume que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives. Autrement dit : sans EDL d'entrée, tout défaut constaté à la sortie est présumé imputable au locataire. Cela semble favorable au bailleur, mais l'article 3-2 de la loi de 1989 prévoit que cette présomption ne peut être invoquée par la partie qui a fait obstacle à l'établissement de l'état des lieux ou à sa remise. Un bailleur qui n'a pas fait d'EDL d'entrée part donc avec un dossier fragile.

À l'inverse, un état des lieux d'entrée précis (« sol parquet chêne, bon état, une rayure de 10 cm devant la fenêtre ») permet de démontrer qu'une dégradation est nouvelle. C'est exactement ce que le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 impose comme contenu : pour chaque pièce, une description précise de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement, plus les relevés de compteurs et la liste des clés. Un EDL qui se contente de « bon état » dans toutes les cases ne vous protège de rien.

Consultez notre guide complet de l'état des lieux si vous partez de zéro, ou téléchargez le modèle d'état des lieux conforme (PDF) pour structurer vos prochains EDL.

Les justificatifs qui tiennent

Un dossier de retenue solide contient, pour chaque poste retenu, les quatre éléments suivants.

  • La ligne de l'EDL d'entrée et la ligne de l'EDL de sortie sur le même élément, montrant l'écart. Si l'EDL de sortie a été signé par le locataire, c'est un aveu de l'état constaté. S'il a refusé de signer, l'EDL dressé par commissaire de justice (voir plus bas) fait foi.
  • Des photos datées, idéalement prises sous le même angle à l'entrée et à la sortie. Une photo isolée, sans date ni localisation, a une valeur probante faible. Une photo horodatée, intégrée au rapport signé, est difficile à contester. Les photos n'ont aucune valeur si elles ne sont pas rattachées à l'EDL : prenez-les pendant la visite, pas trois jours après.
  • Un devis ou une facture nominatif, daté, décrivant précisément les travaux et le logement concerné. Un devis suffit en principe : la Cour de cassation admet que le bailleur n'a pas à prouver que les travaux ont été réalisés, mais le juge vérifie le lien entre les travaux chiffrés et les dégradations constatées. Un devis de rénovation complète pour un seul mur abîmé ne passera pas.
  • L'application de la vétusté. Le locataire ne doit pas la vétusté, c'est-à-dire l'usure normale liée au temps (art. 7 c) et d) de la loi de 1989 ; art. 4 du décret 2016-382). Une peinture de 8 ans n'est pas refacturée au prix du neuf. Si une grille de vétusté est annexée au bail, appliquez-la ; sinon, appliquez un abattement raisonnable et expliquez-le. Notre article sur la grille de vétusté 2026 détaille le calcul.

À ces quatre éléments s'ajoutent les justificatifs des sommes restant dues : derniers loyers et charges impayés, régularisation de charges avec le décompte, taxe d'ordures ménagères au prorata.

Les retenues qui tombent presque toujours

  • Les forfaits. « Forfait ménage 150 € », « forfait remise en état 300 € » : sans facture ni devis, sans ligne d'EDL montrant que le logement a été rendu sale ou dégradé, la retenue n'est pas justifiée. Même une clause du bail prévoyant un forfait de nettoyage est généralement réputée non écrite.
  • L'usure normale requalifiée en dégradation. Traces de meubles sur une moquette de 10 ans, micro-trous de chevilles rebouchés, joints de salle de bain ternis : c'est de la vétusté ou de l'entretien courant à la limite, pas une dégradation imputable.
  • Les travaux sans lien avec l'EDL. Remplacer la chaudière, refaire l'électricité, changer une fenêtre dont le double vitrage était déjà embué à l'entrée.
  • Les photos prises après le départ, sans contradictoire. Si le locataire a rendu les clés et que vous constatez seul, une semaine plus tard, une dégradation absente de l'EDL de sortie, elle est très difficile à imputer.
  • La retenue tardive. Un décompte envoyé au bout de trois mois, c'est une pénalité de 10 % du loyer par mois de retard qui vient s'ajouter au litige, quel que soit le bien-fondé de la retenue.

Le locataire conteste : la procédure

Première étape : le décompte écrit. Envoyez au locataire, dans le délai d'un ou deux mois, un courrier (recommandé avec accusé de réception ou email avec preuve de réception) listant chaque retenue avec son justificatif, le montant du dépôt, le total retenu et le solde restitué. Joignez les pièces. Ce décompte est votre meilleure défense : un locataire qui reçoit un dossier complet conteste beaucoup moins.

Deuxième étape : la commission départementale de conciliation (CDC). Elle est compétente pour les litiges relatifs au dépôt de garantie et aux réparations locatives. La saisine est gratuite, par courrier, et la commission rend un avis dans les deux mois. Ce n'est pas obligatoire avant d'aller au tribunal pour ce type de litige, mais c'est souvent le moment où le dossier se règle.

Troisième étape : le juge des contentieux de la protection (tribunal judiciaire). Le locataire dispose de trois ans pour agir (art. 7-1 de la loi de 1989) ; le bailleur aussi pour réclamer des sommes au-delà du dépôt. Conservez donc l'ensemble du dossier (EDL d'entrée et de sortie, photos, décompte, devis, factures, échanges) au moins trois ans après la fin du bail.

Comment une conciergerie ou une agence industrialise cela

Quand on gère 30 ou 200 logements, le problème n'est pas de connaître la règle, c'est de l'appliquer à chaque sortie sans y passer deux heures. Les gestionnaires qui ne perdent pas de dépôts font toujours la même chose :

  • Un EDL d'entrée par élément, avec photos horodatées, signé par les deux parties, remis au locataire le jour même.
  • Un EDL de sortie dans le même ordre et sous les mêmes angles, pour que la comparaison soit mécanique.
  • Un chiffrage par poste, vétusté déduite, avec le devis attaché, le jour de la sortie ou dans la semaine.
  • Un décompte envoyé avant J+30, systématiquement, même quand tout est restitué.

C'est la logique de Findomi Pro : l'EDL d'entrée et de sortie se font sur smartphone, élément par élément, avec des photos horodatées ; le comparatif entrée/sortie fait ressortir les écarts ; la grille de vétusté s'applique à la retenue et le décompte part au locataire en PDF. Le premier bien est gratuit, sans carte bancaire. Pour une agence immobilière comme pour une conciergerie, l'objectif est le même : zéro retenue sans justificatif, zéro décompte en retard.

En résumé

  • La retenue doit être dûment justifiée (art. 22 loi 1989) : EDL d'entrée et de sortie comparés, photos datées, devis ou facture, vétusté déduite.
  • Délai de restitution : un mois si l'EDL de sortie est conforme, deux mois sinon ; pénalité de 10 % du loyer hors charges par mois de retard commencé.
  • Pas de forfait, pas d'usure normale facturée, pas de travaux sans lien avec l'EDL.
  • Envoyez toujours un décompte écrit avec les pièces, et conservez le dossier trois ans.

Article informatif, ne constitue pas un conseil juridique. Textes cités : loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (art. 3-2, 7, 7-1, 22, 25-6), décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, Code civil art. 1730 et 1731.