Le propriétaire vit à Montréal, le locataire sortant a déjà déménagé à 600 km, et l'agence propose de « faire l'état des lieux en visio ». Est-ce valable ? La réponse n'est pas binaire. La loi n'interdit pas la distance ; elle impose le contradictoire et un contenu précis. La signature électronique est admise ; la visio seule, sans personne sur place, est fragile. Cet article distingue ce qui est solide, ce qui l'est moins, et comment organiser un état des lieux quand une partie ne peut pas être présente.

Le contradictoire à l'épreuve de la distance

L'article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 impose un état des lieux établi contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles, lors de la remise et de la restitution des clés. Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 en fixe le contenu (art. 2) et précise (art. 3) qu'il peut être établi sur support papier ou sous forme électronique, et remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties.

Deux idées en découlent.

  • Le support électronique est expressément admis. Un état des lieux saisi sur tablette, avec photos et signatures électroniques, puis envoyé en PDF, est un état des lieux au sens du décret.
  • Le contradictoire ne signifie pas présence physique du bailleur, mais il signifie que chaque partie a pu constater l'état du logement, directement ou par un représentant, et l'a approuvé en signant. Le bailleur peut mandater son agence, un proche ou un prestataire ; le locataire peut mandater un tiers. C'est le mécanisme de représentation, pas la visio, qui rend la distance compatible avec le contradictoire.

Le point de fragilité est ailleurs : un état des lieux où personne n'est sur place pour l'une des parties, qui suit la visite par caméra interposée, repose sur ce que l'autre partie veut bien montrer. Si un litige survient, cette partie pourra soutenir qu'elle n'a pas pu constater l'état réel du logement. Rien ne l'interdit, mais la force probante du document s'en ressent.

La signature électronique : un cadre clair

L'état des lieux est un acte sous signature privée. Le Code civil fixe le régime de la signature électronique :

  • Article 1366 : l'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.
  • Article 1367 : la signature électronique consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie dans des conditions fixées par le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017, qui renvoie à la signature électronique qualifiée du règlement européen eIDAS (règlement UE n° 910/2014).

Concrètement, le règlement eIDAS distingue trois niveaux : signature simple, avancée et qualifiée. Seule la qualifiée bénéficie de la présomption de fiabilité. Mais une signature simple ou avancée n'est pas sans valeur : elle est admise dès lors que le procédé permet d'identifier le signataire et de garantir l'intégrité du document, ce que le juge apprécie au cas par cas. Pour un état des lieux, une signature tracée sur l'écran du smartphone en présence des parties, avec horodatage, adresse de messagerie vérifiée et scellement du PDF, est largement pratiquée et rarement contestée, précisément parce que la signature intervient sur place, en présence de l'autre partie.

La signature à distance (lien envoyé par courriel, signature depuis un autre lieu) est juridiquement possible dans le même cadre. Le risque n'est pas la validité de la signature, c'est la contestation du contenu : « j'ai signé sans avoir pu vérifier ». D'où l'importance de la représentation sur place et des photos.

Visio et photos : ce qui tient, ce qui ne tient pas

Ce qui tient

  • Une partie sur place, l'autre en visio, avec un mandataire sur place pour la partie distante. Le mandataire constate, la partie distante suit et valide, le mandataire signe. C'est un état des lieux contradictoire classique, la visio n'étant qu'un confort.
  • Les deux parties sur place, le document signé électroniquement sur tablette ou smartphone, avec photos horodatées intégrées et PDF envoyé immédiatement. C'est le cas le plus fréquent et le plus solide.
  • Une partie sur place, l'autre représentée par un tiers muni d'un pouvoir écrit, sans visio. Parfaitement valable.

Ce qui est fragile

  • Une partie seule sur place, l'autre uniquement en visio, sans représentant, et une signature électronique à distance. Le document existe, mais la partie distante pourra contester avoir pu constater. Sa force probante dépendra de la qualité des photos et de la vidéo conservée.
  • Un état des lieux fait seul par le bailleur après le départ du locataire, avec photos envoyées ensuite pour signature. Ce n'est pas un état des lieux contradictoire : l'article 3-2 renvoie dans ce cas au commissaire de justice. Un locataire qui refuse de signer ce document n'a rien à se reprocher, et le bailleur ne pourra pas s'appuyer dessus pour retenir sur le dépôt de garantie.

Ce qui ne tient pas

  • Des photos seules, sans document signé, prises par une partie sans l'autre. Elles ont la valeur d'un commencement de preuve unilatéral, pas celle d'un état des lieux.
  • Une signature apposée sur un PDF modifié après coup. L'intégrité est l'une des conditions de l'article 1366 ; un document sans scellement ni horodatage fiable peut être écarté.

Dans tous les cas, les photos doivent être prises pendant la visite, horodatées, et rattachées au document signé. Pour la sortie, elles sont confrontées à celles de l'entrée, dans le même ordre et sous les mêmes angles.

Le mandat pour se faire représenter

La solution la plus simple à un éloignement est le mandat (Code civil, art. 1984 et suivants). Le bailleur ou le locataire donne pouvoir à une personne de son choix de le représenter à l'état des lieux et de signer en son nom. Le décret 2016-382 prévoit d'ailleurs que l'état des lieux mentionne, le cas échéant, le nom ou la dénomination et le domicile du mandataire.

Un pouvoir efficace est :

  • écrit et signé par le mandant, daté, avec la copie de sa pièce d'identité ;
  • précis : adresse du logement, nature de l'acte (état des lieux d'entrée ou de sortie du … ), pouvoir de signer et, le cas échéant, de remettre ou recevoir les clés ;
  • remis à l'autre partie le jour de l'état des lieux et annexé au document.

Pour le bailleur, l'agence titulaire du mandat de gestion est déjà son représentant ; aucun pouvoir supplémentaire n'est nécessaire. Pour le locataire, un proche, un collègue ou un prestataire peut tenir ce rôle. En cas de désaccord entre le mandataire et l'autre partie, le mandataire peut refuser de signer, et la voie du commissaire de justice s'ouvre comme pour toute sortie conflictuelle : voir notre article sur l'état des lieux contradictoire en cas d'absence ou de refus de signer.

Cas d'usage

Le locataire a déjà quitté la région

Proposez-lui trois options par écrit : revenir pour l'état des lieux de sortie à une date convenue, se faire représenter par un mandataire muni d'un pouvoir, ou accepter un état des lieux par commissaire de justice à frais partagés par moitié (art. 3-2). Un état des lieux en visio sans représentant peut être proposé en complément, mais faites-le signer électroniquement sur un document comportant toutes les photos, et conservez l'enregistrement de la visio avec son accord. Si le locataire refuse tout, le commissaire de justice est la seule voie sûre.

Le propriétaire est à l'étranger

C'est le cas le plus simple : il mandate une agence, une conciergerie ou un proche. L'état des lieux se fait sur place, contradictoirement, avec le locataire ; le bailleur reçoit le PDF signé le jour même et peut suivre en visio s'il le souhaite. Rien n'exige sa présence physique.

Entrée anticipée du locataire, bailleur indisponible

Évitez l'état des lieux « à faire plus tard ». Soit le bailleur mandate quelqu'un, soit l'entrée est décalée. Un état des lieux d'entrée fait quinze jours après l'emménagement a peu de valeur : le locataire pourra toujours soutenir que les défauts étaient antérieurs, et le délai de dix jours pour demander un complément (art. 3-2) sera déjà ambigu.

Comment Findomi Pro gère la distance

Findomi Pro est conçu pour un état des lieux réalisé sur place par au moins une personne, avec photos horodatées élément par élément, signature électronique des parties ou de leurs mandataires sur le smartphone, et PDF scellé envoyé immédiatement à chacun. Le bailleur distant reçoit le document le jour même et peut suivre la visite en visio ; le comparatif entrée/sortie fait ressortir les écarts et la retenue se calcule avec la vétusté. Le premier bien est gratuit. Pour la méthode générale, consultez notre guide complet de l'état des lieux ; pour vos états des lieux papier, le modèle conforme au décret 2016-382 prévoit la mention du mandataire ; et pour l'organisation d'une agence ou d'une conciergerie, nos pages dédiées.

FAQ

Un état des lieux signé électroniquement a-t-il la même valeur qu'un état des lieux papier ?

Oui, dès lors que le signataire est identifié et que l'intégrité du document est garantie (Code civil art. 1366 et 1367). Le décret 2016-382 (art. 3) admet expressément la forme électronique. La présomption de fiabilité ne joue que pour la signature qualifiée au sens d'eIDAS, mais une signature simple sur place, horodatée et scellée, est couramment acceptée.

Le bailleur peut-il faire l'état des lieux de sortie seul si le locataire est parti ?

Non. Un constat unilatéral n'est pas un état des lieux contradictoire. L'article 3-2 prévoit dans ce cas le recours à un commissaire de justice, à frais partagés par moitié. Le bailleur peut aussi proposer au locataire de se faire représenter.

Un locataire peut-il refuser un état des lieux en visio ?

Oui. La loi impose un état des lieux contradictoire, pas une modalité particulière. Il peut exiger d'être présent ou représenté sur place. À l'inverse, s'il accepte par écrit la visio et signe le document avec les photos, il lui sera difficile de le contester ensuite.

Article informatif, ne constitue pas un conseil juridique. Textes cités : loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (art. 3-2, 7-1), décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 (art. 2 et 3), Code civil art. 1366, 1367, 1984 et suivants, décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017, règlement (UE) n° 910/2014 (eIDAS).