Une clé manquante à la sortie est l'un des postes de retenue les plus fréquents sur un dépôt de garantie, et l'un des plus contestés : le locataire estime devoir une clé à 15 €, le bailleur facture un cylindre et trois jeux à 180 €. La réponse dépend de ce qui a été écrit à l'entrée et de la nature de la clé. Cet article détaille la rubrique « clés » de l'état des lieux, ses conséquences sur le délai de restitution du dépôt et la répartition des frais en cas de perte.

La liste des clés est obligatoire

L'article 2 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 inscrit parmi les mentions obligatoires de l'état des lieux d'entrée et de sortie « le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d'accès aux locaux à usage privatif ou commun ». Trois mots comptent :

  • Détail : le nombre de clés remises, par serrure, et non un total global.
  • Destination : à quoi chaque clé donne accès (porte palière, cave, boîte aux lettres, local vélo, portail).
  • Tout autre moyen d'accès : badges Vigik, bips de parking, télécommandes de portail, cartes magnétiques, codes.

Un état des lieux qui indique « clés : 3 » ne satisfait pas cette exigence et ne permettra pas de prouver qu'un badge manque à la sortie. À l'inverse, une liste précise rend la retenue presque incontestable. Le modèle d'état des lieux PDF prévoit une rubrique dédiée, reprise plus bas.

Remise des clés et délai de restitution du dépôt

La remise des clés a une seconde conséquence, plus importante encore que la rubrique elle-même : elle fixe le point de départ du délai de restitution du dépôt de garantie. L'article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 fait courir le délai « à compter de la remise en main propre, ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, des clés au bailleur ou à son mandataire ». Un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à l'entrée, deux mois sinon, puis une majoration de 10 % du loyer mensuel par mois de retard commencé (voir la pénalité de 10 % et son calcul).

En pratique :

  • faites signer un reçu de remise des clés daté, intégré à l'état des lieux de sortie, listant les clés rendues ;
  • si le locataire rend les clés sans état des lieux, datez la réception et confirmez-la par écrit le jour même ;
  • si une clé manque, notez-la sur l'état des lieux de sortie comme un écart par rapport à l'entrée : le délai de deux mois s'applique et la retenue est documentée.

Tant que le locataire conserve une clé, il a juridiquement la jouissance du logement et le bail ne prend pas fin sur ce point. Une clé « oubliée » et rendue une semaine plus tard décale le point de départ du délai ; notez les deux dates.

Clé manquante : qui paie quoi

La question se pose en deux temps : la clé, puis la serrure.

La clé

Une clé perdue par le locataire est une perte survenue pendant le bail dans un local dont il a la jouissance exclusive : elle lui est imputable (art. 7 c) de la loi de 1989). Le coût de reproduction d'une clé standard est faible ; celui d'une clé de sécurité brevetée, reproductible seulement sur présentation d'une carte de propriété, est plus élevé et peut nécessiter un délai. Le bailleur retient le coût de la reproduction sur justificatif.

Le cylindre

Le remplacement du cylindre est une autre affaire. Il n'est imputable au locataire que si la perte de la clé rend le changement nécessaire pour la sécurité du logement : en pratique, lorsque la clé perdue est identifiable (étiquette avec l'adresse, trousseau volé avec les papiers) ou lorsqu'il s'agit d'une clé de sécurité dont la copie non autorisée est possible. Si le locataire a simplement rendu deux clés sur trois sans incident particulier, de nombreuses commissions de conciliation limitent la retenue à la reproduction. Si le bailleur veut malgré tout changer le cylindre par précaution, le surcoût lui revient.

Lorsque le changement de cylindre est justifié, la vétusté s'applique : un cylindre de douze ans n'est pas refacturé au prix du neuf. Et le remplacement d'une serrure complète, de la porte ou d'un système de fermeture obsolète n'est jamais imputable au titre d'une clé perdue.

Les réparations locatives

Le décret n° 87-712 du 26 août 1987 met à la charge du locataire le graissage des serrures et verrous et le remplacement des « petites pièces » ainsi que des clés égarées ou détériorées (annexe, II « ouvertures intérieures et extérieures »). C'est le texte à citer dans le décompte pour la reproduction de la clé.

Badges, bips et télécommandes : cas particuliers

Les moyens d'accès électroniques posent trois questions spécifiques.

  • Le badge Vigik ou la carte d'immeuble est le plus souvent la propriété de la copropriété et géré par le syndic. Son remplacement passe par le syndic, à un tarif fixé par lui, et le badge perdu peut généralement être désactivé à distance. La retenue correspond au prix facturé par le syndic, sur justificatif ; un changement de serrure n'a aucun sens pour un badge.
  • Le bip ou la télécommande de parking est reprogrammable ou remplaçable par le syndic ou l'installateur. Même logique : coût de remplacement sur facture, désactivation de l'ancien.
  • Le code d'accès (digicode, boîte à clés) n'est pas un objet : il ne se « perd » pas, mais il se change. Si le locataire a diffusé le code, le bailleur peut le modifier ; le coût est en général nul ou négligeable.

Dans tous ces cas, la description à l'entrée doit comporter le numéro ou l'identifiant du badge et sa destination, et une photo. À la sortie, vérifiez que chaque badge rendu fonctionne encore : un badge désactivé est un badge non rendu.

Boîte à clés et location saisonnière

En meublé de tourisme, la loi de 1989 ne s'applique pas et il n'y a pas de remise des clés en main propre : les voyageurs utilisent une boîte à clés à code ou une serrure connectée. La rubrique « clés » du constat de rotation garde son utilité :

  • photographier le contenu de la boîte à clés avant l'arrivée et après le départ, avec décompte ;
  • changer le code de la boîte à chaque séjour, ou utiliser des codes temporaires sur serrure connectée ;
  • prévoir dans le contrat ou les conditions de la plateforme le coût d'une clé non restituée, qui sera réclamé via la caution ou le Centre de résolution.

Voir sur ce point état des lieux Airbnb : est-il obligatoire ?.

Modèle de rubrique « clés et moyens d'accès »

Une ligne par clé ou dispositif, avec les colonnes suivantes.

  • Désignation : clé porte palière, clé cave, clé boîte aux lettres, badge Vigik, bip parking, télécommande portail.
  • Type : clé plate, clé de sécurité brevetée (marque, numéro de carte de propriété), badge (identifiant), bip (identifiant).
  • Nombre remis à l'entrée.
  • Nombre rendu à la sortie.
  • Écart.
  • Référence photo (trousseau aligné, étiquettes lisibles).
  • Observations : clé rendue tardivement le JJ/MM, badge non fonctionnel, etc.

Exemple d'entrée correcte : « Porte palière : 3 clés de sécurité Vachette brevetées, carte de propriété n° ___ conservée par le bailleur. Cave n° 12 : 1 clé plate. Boîte aux lettres : 2 clés plates. Badge Vigik hall : 2, identifiants ___ et ___. Bip parking place 7 : 1. »

Checklist clés pour le gestionnaire

  • À l'entrée : compter les clés par serrure, noter le type et les identifiants, photographier le trousseau, faire signer.
  • Conserver la carte de propriété des clés brevetées hors du logement.
  • À la sortie : recompter sur la même liste, tester chaque badge et bip, noter les écarts et la date de remise.
  • Retenue : prix de reproduction sur justificatif ; cylindre uniquement si la sécurité l'exige, vétusté déduite ; badge au tarif du syndic.
  • Décompte envoyé avant l'expiration du délai de l'article 22, avec les factures.

Findomi Pro inclut la rubrique clés dans le parcours d'état des lieux, avec photo horodatée du trousseau et reprise de la liste d'entrée dans le comparatif de sortie. Premier bien gratuit, sans carte bancaire, pour les agences comme pour les conciergeries. Sur la justification des retenues en général, voir quels justificatifs fournir pour une retenue.

FAQ

Le locataire a perdu une clé : puis-je retenir le changement complet de la serrure ?

Seulement si la perte compromet réellement la sécurité du logement (clé identifiable, clé de sécurité copiable, trousseau volé). Dans le cas contraire, la retenue se limite au coût de reproduction de la clé. Si le cylindre est remplacé à bon droit, appliquez la vétusté.

Le locataire a rendu les clés en les déposant dans la boîte aux lettres de l'agence : quand court le délai de restitution du dépôt ?

À compter de la remise effective, c'est-à-dire du jour du dépôt. Comme cette date est difficile à prouver, confirmez-la par écrit au locataire le jour même et conservez l'enveloppe. En cas de doute, la date la plus favorable au locataire sera retenue.

Un badge Vigik perdu justifie-t-il une retenue ?

Oui, à hauteur du prix de remplacement facturé par le syndic ou le gestionnaire du système, sur justificatif. Le badge étant désactivable, aucun changement de serrure ne peut être imputé.

Dois-je rendre une clé que j'ai fait reproduire moi-même en plus de celles remises à l'entrée ?

En tant que locataire, oui : toutes les clés donnant accès au logement doivent être rendues, y compris les copies que vous avez fait faire. Conserver une copie après la fin du bail engage votre responsabilité.

Article informatif, ne constitue pas un conseil juridique. Textes cités : loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (art. 7, 22), décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 (art. 2), décret n° 87-712 du 26 août 1987 et son annexe.