État des lieux contradictoire : que faire quand le locataire est absent ou refuse de signer

Rendez-vous fixé à 10 h pour l'état des lieux de sortie. À 10 h 30, personne. Le locataire ne répond pas, les clés sont dans la boîte aux lettres. Ou, autre scénario : il est là, la visite se passe, mais il refuse de signer parce qu'il conteste la rayure sur le parquet. Dans les deux cas, vous n'avez pas d'état des lieux contradictoire, et le dépôt de garantie devient très difficile à retenir. Voici la marche à suivre, étape par étape, et ce que la loi prévoit.

Ce que « contradictoire » veut dire

L'article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 prévoit qu'un état des lieux est établi « contradictoirement et amiablement » par le bailleur et le locataire, ou par un tiers mandaté par eux, lors de la remise et de la restitution des clés. Il est établi en autant d'exemplaires que de parties et joint au contrat de location.

Contradictoire signifie que les deux parties (ou leurs représentants) sont présentes, constatent ensemble et signent. Un document rédigé par le bailleur seul, même très détaillé, même avec cinquante photos, n'est pas un état des lieux au sens de la loi. Il peut servir d'élément de preuve parmi d'autres, mais il n'a pas la force d'un EDL signé.

Le même article prévoit la solution quand le contradictoire est impossible : « Si l'état des lieux ne peut être établi dans les conditions prévues au premier alinéa, il est établi par un commissaire de justice, sur l'initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié entre le bailleur et le locataire. » Les parties sont alors convoquées au moins sept jours à l'avance par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, et les honoraires du commissaire de justice sont plafonnés par décret.

Cas 1 : le locataire ne vient pas au rendez-vous

Ne faites pas l'état des lieux seul en pensant que cela suffira. Documentez l'absence, puis déclenchez la procédure.

• Le jour même : attendez un délai raisonnable (30 minutes), tentez de le joindre, et gardez trace (captures d'écran des appels et messages). Si vous êtes avec un témoin, notez-le. Prenez des photos horodatées du logement : elles ne vaudront pas EDL mais fixeront l'état à cette date. Ne récupérez pas les clés déposées dans la boîte aux lettres sans en garder une preuve (photo de l'enveloppe, du mot éventuel).
• Sous 24 à 48 h : proposez par écrit (email avec accusé, SMS conservé, et de préférence lettre recommandée) une nouvelle date d'état des lieux contradictoire. Beaucoup d'absences sont des oublis ou des empêchements. Une seconde date amiable règle la majorité des cas et coûte zéro.
• En cas de silence ou de nouveau refus : mandatez un commissaire de justice (ancien huissier). Il convoque les deux parties par LRAR au moins 7 jours avant la date, se rend sur place, et dresse l'état des lieux que le locataire soit présent ou non. Ce constat fait foi et le locataire ne peut plus prétendre qu'il n'a pas été associé.

Le coût est partagé par moitié. La part du locataire est plafonnée par le décret n° 2014-890 du 1er août 2014 à 3 € TTC par m² de surface habitable, et peut être déduite du dépôt de garantie. Comptez en général entre 120 et 250 € TTC pour l'ensemble de la prestation selon la surface et la zone, frais de convocation compris : vérifiez le devis du commissaire de justice.

Un point qui surprend souvent : si vous avez lancé la procédure de commissaire de justice et que le locataire se présente finalement avec vous le jour J pour un EDL amiable, la facture du commissaire reste due. En revanche, si le locataire avait accepté une date amiable que vous avez vous-même annulée, les frais ne sont pas partageables.

Cas 2 : le locataire est présent mais refuse de signer

Le refus de signer vide l'état des lieux de son caractère contradictoire. Trois réflexes :

• Noter le refus sur le document, avec l'heure et le motif invoqué par le locataire, et lui proposer d'écrire lui-même ses réserves dans la rubrique observations. Un locataire accepte souvent de signer un EDL où ses désaccords figurent noir sur blanc. Un EDL signé « avec réserves » est un EDL contradictoire ; c'est la contestation qui sera tranchée plus tard, pas l'existence du document.
• Ne pas forcer la restitution des clés en échange d'une signature. La remise des clés fait courir le délai de restitution du dépôt (art. 22), indépendamment de la signature de l'EDL.
• Si le refus est total : vous êtes dans la situation du cas 1. Proposez une nouvelle date, puis commissaire de justice. Les photos horodatées prises pendant la visite, avec le locataire présent, serviront de pièces complémentaires.

Cas 3 : le locataire se fait représenter

Le locataire peut se faire représenter par toute personne munie d'un mandat écrit (procuration simple, datée et signée, précisant l'adresse du logement et l'objet : « établir et signer l'état des lieux de sortie »). Conservez une copie du mandat et de la pièce d'identité du mandataire, agrafées à l'EDL. Même règle côté bailleur : une agence ou une conciergerie agit comme mandataire, et le décret n° 2016-382 impose de mentionner dans l'EDL le nom et le domicile des personnes mandatées.

Un conjoint ou un colocataire non signataire du bail n'est pas automatiquement mandataire : demandez l'écrit. Pour les colocataires co-titulaires du bail, la présence d'un seul colocataire suffit en principe à rendre l'EDL opposable aux autres si le bail comporte une clause de solidarité, mais un mandat des absents évite toute discussion.

Que se passe-t-il sans état des lieux ?

Si aucun état des lieux de sortie n'est établi, le bailleur ne peut pas démontrer que le logement a été rendu dégradé, et toute retenue sur le dépôt de garantie sera difficile à défendre. Il devra restituer le dépôt dans le mois, faute de quoi la majoration de 10 % du loyer par mois de retard s'applique.

Si c'est l'état des lieux d'entrée qui manque, l'article 1731 du Code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives : tout défaut à la sortie lui serait imputable. Mais l'article 3-2 de la loi de 1989 neutralise cette présomption pour la partie « qui a fait obstacle à l'établissement de l'acte ou à sa remise ». Un bailleur qui n'a pas pris la peine de faire l'EDL d'entrée, ou qui n'en a pas remis d'exemplaire au locataire, ne peut pas se prévaloir de l'article 1731. Un locataire qui a refusé l'EDL d'entrée, en revanche, ne peut pas se plaindre de son absence.

Rappelons aussi que le locataire peut demander à compléter l'EDL d'entrée dans les 10 jours suivant son établissement (et pendant le premier mois de la période de chauffe pour les éléments de chauffage). Un bailleur qui refuse cet ajout fait obstacle au sens de la loi.

Location saisonnière : le cas Airbnb

La loi de 1989 ne s'applique pas aux locations saisonnières. L'état des lieux n'y est donc pas « obligatoire » et la procédure de commissaire de justice n'a pas de sens pour un séjour de trois nuits. Mais le principe reste : sans constat contradictoire ou, à défaut, sans preuves datées solides, une réclamation pour dégradation échoue. En pratique, pour un voyageur en arrivée autonome, le « contradictoire » est remplacé par un EDL d'entrée photographié juste avant l'arrivée et un EDL de sortie photographié juste après le départ, avec horodatage, envoyés au voyageur. Notre article sur l'état des lieux d'entrée Airbnb détaille cette organisation, et celui sur les délais de réclamation pour dégât locatif Airbnb la procédure côté plateforme.

Prévenir plutôt que convoquer

Un commissaire de justice coûte du temps et de l'argent aux deux parties. Les gestionnaires qui y recourent rarement ont quelques habitudes :

• Fixer la date de l'EDL de sortie par écrit dès la réception du préavis, avec rappel à J-7 et J-1. Un locataire qui a confirmé trois fois vient.
• Envoyer au locataire l'EDL d'entrée et ses photos avant la visite : il sait ce qui sera comparé, et la discussion sur place est plus courte.
• Faire signer sur place, sur l'appareil, et envoyer l'exemplaire immédiatement par email. Un EDL « à signer plus tard » ne revient jamais signé.
• Prévoir la signature à distance pour le locataire qui ne peut vraiment pas être là : il reçoit le rapport et les photos, les relit et signe électroniquement. Ce n'est pas tout à fait un contradictoire au sens physique, mais un document relu et signé électroniquement par les deux parties, avec horodatage, est très difficile à contester.

C'est ainsi que fonctionne Findomi Pro : état des lieux guidé pièce par pièce sur smartphone, photos horodatées, double signature sur l'appareil ou à distance, exemplaire envoyé à chaque partie, et comparatif entrée/sortie automatique. Le premier bien est gratuit, sans carte bancaire, pour les agences immobilières comme pour les conciergeries. Si vous travaillez encore sur papier, commencez au moins par un modèle d'état des lieux conforme (PDF) avec rubrique « représenté par » et place pour les réserves.

En résumé

• Un état des lieux doit être contradictoire : les deux parties ou leurs mandataires présents et signataires (art. 3-2 loi 1989).
• Locataire absent : proposer une seconde date par écrit, puis commissaire de justice (convocation LRAR 7 jours, frais partagés par moitié, part du locataire plafonnée à 3 €/m²).
• Refus de signer : faire écrire les réserves et signer « avec réserves » ; sinon, même procédure.
• Représentation possible sur mandat écrit.
• Sans EDL de sortie, pas de retenue défendable ; sans EDL d'entrée, la présomption de l'article 1731 du Code civil ne profite pas à celui qui a fait obstacle.

Article informatif, ne constitue pas un conseil juridique. Textes cités : loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (art. 3-2, 22), décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, décret n° 2014-890 du 1er août 2014, Code civil art. 1731.