Un modèle d'état des lieux gratuit se télécharge en trente secondes. Le problème n'est pas d'en trouver un : c'est d'en trouver un qui tienne le jour où le locataire conteste une retenue sur le dépôt de garantie. Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014 et son décret d'application n° 2016-382 du 30 mars 2016, le contenu d'un état des lieux de location à usage de résidence principale n'est plus laissé à l'appréciation du bailleur. Cet article passe en revue ce que le texte impose, ce que la plupart des modèles oublient, et comment remplir le document pour qu'il serve réellement de preuve. Vous pouvez suivre avec notre modèle d'état des lieux conforme (PDF, 4 pages), gratuit et sans inscription.

Ce que la loi impose : décret 2016-382, articles 2 et 3

L'article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 prévoit qu'un état des lieux est établi « dans les mêmes formes et en autant d'exemplaires que de parties » (voir la fiche état des lieux contradictoire), lors de la remise et de la restitution des clés, selon des modalités fixées par décret. Ce décret, c'est le n° 2016-382. Il s'applique aux baux signés depuis le 1er juin 2016, pour les logements vides et meublés loués à titre de résidence principale.

L'article 2 du décret fixe la liste des mentions que l'état des lieux d'entrée et l'état des lieux de sortie doivent comporter. L'article 3 précise la forme : document unique ou documents distincts à condition de présentation similaire, établi sur support papier ou sous forme électronique, remis en main propre ou de manière dématérialisée à chaque partie au moment de la signature. L'article 4 traite de la vétusté et de la grille que les parties peuvent annexer au bail (voir notre article sur la grille de vétusté 2026).

Un modèle qui ne respecte pas l'article 2 n'est pas « nul » : la loi ne prévoit pas de sanction. Mais un état des lieux incomplet ne prouve rien sur les points qu'il ne traite pas, et c'est là que se perdent les dépôts de garantie.

Les 9 rubriques à vérifier dans un modèle

Vérifiez que le modèle contient chacune des rubriques suivantes, issues de l'article 2 du décret.

  • Le type d'état des lieux : entrée ou sortie, clairement indiqué en tête.
  • La date d'établissement. Elle doit correspondre au jour de la remise ou de la restitution des clés.
  • La localisation du logement : adresse complète, étage, numéro de lot ou de porte si nécessaire.
  • L'identité des parties : nom (ou dénomination) et domicile ou siège social du bailleur et du locataire, et le cas échéant du mandataire (agence, conciergerie) avec mention du mandat.
  • Les relevés des compteurs individuels d'eau et d'énergie : index, numéro de compteur, et idéalement une photo du cadran. Voir notre article dédié au relevé des compteurs à l'état des lieux.
  • Le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d'accès aux locaux à usage privatif ou commun : nombre de clés par serrure, badges, télécommandes, bips.
  • Pour chaque pièce et partie du logement, la description précise de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement. Le décret autorise à compléter ces constats par des observations ou réserves et à les illustrer d'images.
  • La signature des parties ou des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux.
  • Pour l'état des lieux de sortie uniquement : la nouvelle adresse ou le lieu d'hébergement du locataire, et, pour chaque élément, la date de réalisation de l'état des lieux d'entrée et les évolutions constatées depuis.

Si une seule de ces rubriques manque, le modèle est à écarter ou à compléter.

Vide ou meublé : ce qui change

Le décret 2016-382 s'applique de la même manière aux logements vides et meublés. La différence tient à l'inventaire. L'article 25-5 de la loi de 1989 impose, pour un bail meublé, « un inventaire et un état détaillé du mobilier » établis dans les mêmes formes que l'état des lieux et annexés au bail. Le décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 fixe par ailleurs la liste minimale du mobilier qu'un meublé doit comporter (literie avec couette ou couverture, dispositif d'occultation des fenêtres dans les chambres, plaques de cuisson, four ou four à micro-ondes, réfrigérateur et congélateur ou compartiment à congélation, vaisselle et ustensiles de cuisine, table et sièges, étagères de rangement, luminaires, matériel d'entretien ménager adapté).

Concrètement, un modèle pour meublé doit donc comporter une annexe inventaire listant chaque meuble et équipement avec son état, sa quantité et si possible sa marque ou référence. Nous détaillons cette annexe dans l'article sur l'inventaire du mobilier en meublé. Un modèle d'état des lieux « vide » utilisé pour un meublé sans inventaire laisse le mobilier entièrement hors de la preuve.

Entrée et sortie : document unique ou documents distincts

L'article 3 du décret laisse le choix. Deux approches coexistent.

  • Le document unique présente, pour chaque élément, une colonne « entrée » et une colonne « sortie ». Avantage : la comparaison est immédiate et le juge lit l'écart d'un coup d'œil. Inconvénient : le document est rempli à deux dates différentes et doit être conservé intact entre les deux, ce qui est fragile en version papier.
  • Les documents distincts sont deux formulaires de présentation identique. Le décret exige que l'état des lieux de sortie rappelle, élément par élément, les évolutions constatées depuis l'entrée. La comparaison repose donc sur la rigueur de celui qui remplit la sortie.

Notre modèle PDF fonctionne en documents distincts avec la même trame : on imprime un exemplaire vierge pour la sortie et on pose l'entrée à côté. En version applicative, le comparatif se fait automatiquement à partir des mêmes éléments.

Les erreurs des modèles gratuits

Quatre défauts reviennent dans les modèles les plus téléchargés.

  • Les cases à cocher « bon état / état d'usage / mauvais état » sans champ de description. Le décret parle de « description précise ». Une case cochée « bon état » sur un parquet ne dit rien de la rayure de 15 cm devant la fenêtre, et ne permettra pas de prouver que la seconde rayure est apparue pendant le bail.
  • L'absence de rubrique compteurs ou une rubrique réduite à « électricité : ___ ». Il manque le numéro du compteur, la distinction heures pleines / heures creuses, l'eau chaude et l'eau froide, le gaz.
  • L'absence de liste des clés. C'est pourtant une mention expresse de l'article 2, et le poste de retenue le plus fréquent après la peinture (voir clés et badges à l'état des lieux).
  • Aucune place pour les annexes et dépendances : cave, parking, balcon, jardin, local vélo. Ces espaces font partie du logement loué et doivent être décrits.

Un cinquième défaut : l'absence de rubrique « observations du locataire » et de mention du délai de dix jours prévu par l'article 3-2 pour demander un complément.

Comment remplir la grille pièce par pièce

Le modèle le mieux conçu ne vaut que par ce que l'on y écrit. Quelques règles de rédaction qui font la différence devant une commission de conciliation.

  • Toujours dans le même ordre. Entrée, couloir, séjour, cuisine, chambres, salle de bain, WC, annexes. Le même ordre à l'entrée et à la sortie rend la comparaison mécanique.
  • Un élément, une ligne. Sol, murs, plafond, plinthes, porte, fenêtre, volets, radiateur, prises et interrupteurs, luminaires, placards, puis les équipements spécifiques (plan de travail, évier, hotte, plaques, four, lavabo, douche, WC).
  • Décrire, puis qualifier. « Mur gauche : peinture blanche mate, bon état, une trace de cheville rebouchée à 1,20 m du sol près de la fenêtre. » La qualification seule (« état d'usage ») est insuffisante ; la description seule sans qualification est ambiguë.
  • Mesurer ce qui peut l'être. Longueur d'une rayure, diamètre d'un trou, nombre de carreaux fêlés.
  • Photographier chaque défaut mentionné et chaque pièce en plan large, en indiquant sur l'état des lieux le numéro ou la référence de la photo. Une photo non rattachée à l'état des lieux a une valeur probante faible (voir photos d'état des lieux : quelle valeur juridique ?).
  • Faire parapher chaque page et signer la dernière, avec remise immédiate d'un exemplaire à chaque partie.

Comptez 45 minutes à 1 h 15 pour un deux-pièces rempli correctement sur papier. Pour les bases, notre guide complet de l'état des lieux reprend le déroulé d'une visite.

Papier ou application : quand basculer

Le modèle PDF reste pertinent pour un bailleur qui gère un ou deux logements et fait une entrée tous les trois ans. Au-delà, trois signaux indiquent qu'il est temps de passer à un outil :

  • vous faites plus de deux états des lieux par mois ;
  • vous avez déjà perdu une retenue faute de photo datée ou de description à l'entrée ;
  • vous gérez pour le compte de tiers (agence, conciergerie) et devez produire un rapport propriétaire.

Une application d'état des lieux reprend exactement la trame du décret 2016-382, impose un élément par ligne, horodate les photos au moment de la prise de vue, fait signer sur l'écran et génère le PDF remis aux parties. À la sortie, le comparatif entrée/sortie fait ressortir les écarts automatiquement. Findomi Pro fonctionne sur ce principe : le premier bien est gratuit, sans carte bancaire, et le modèle PDF reste disponible pour ceux qui préfèrent le papier. Les gestionnaires trouveront les parcours dédiés sur les pages agence immobilière et conciergerie.

FAQ

Un état des lieux fait sur un modèle non conforme est-il nul ?

Non. Le décret 2016-382 ne prévoit pas de nullité. En revanche, les points non décrits ne sont pas prouvés : si le modèle ne mentionne pas les clés, vous ne pourrez pas facturer une clé manquante ; s'il ne décrit pas les murs précisément, la présomption de l'article 1731 du Code civil jouera, mais elle est fragile et contestable.

Faut-il un modèle différent pour l'entrée et pour la sortie ?

Pas nécessairement. L'article 3 du décret admet un document unique ou deux documents distincts de présentation similaire. L'important est que la sortie permette de constater, élément par élément, les évolutions depuis l'entrée, et qu'elle mentionne la nouvelle adresse du locataire.

Le modèle PDF suffit-il pour une location meublée ?

Il faut y ajouter un inventaire et un état détaillé du mobilier (art. 25-5 de la loi de 1989), établi dans les mêmes formes et annexé au bail. Notre page modèles gratuits propose un inventaire au format tableur en complément du modèle PDF.

Peut-on remplir le modèle à la main ?

Oui, le support papier est expressément admis par l'article 3 du décret. Écrivez lisiblement, sans abréviation ambiguë, et conservez l'original signé. Une photocopie ou un scan de l'original signé reste opposable tant que l'original existe.

Article informatif, ne constitue pas un conseil juridique. Textes cités : loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (art. 3-2, 25-5), décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 (art. 2, 3, 4), décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015, Code civil art. 1731.