Définition
La signature électronique remplace la signature manuscrite sur un document numérique. Elle associe au fichier une preuve de l'identité du signataire et de son consentement, et garantit que le document n'a pas été modifié après signature. Le règlement européen eIDAS distingue trois niveaux : simple (clic, signature au doigt sur un écran, code reçu par SMS), avancée (liée de façon univoque au signataire, avec détection de toute modification ultérieure) et qualifiée (certificat délivré après vérification d'identité en face à face, présomption légale d'équivalence à la signature manuscrite).
Pour un état des lieux, une signature simple ou avancée recueillie via un prestataire reconnu, avec horodatage et dossier de preuve, est la pratique courante et suffisante, le juge appréciant la fiabilité du procédé.
Base légale
Article 1367 du Code civil : « Lorsqu'elle est électronique, [la signature] consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret ». Décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 : la présomption de fiabilité bénéficie à la signature électronique qualifiée. Règlement (UE) n° 910/2014 (eIDAS), articles 25 à 34 : effets juridiques (une signature électronique ne peut être refusée comme preuve au seul motif qu'elle est électronique), niveaux avancé et qualifié. Article 1366 : l'écrit électronique a la même force probante que le papier. Article 3 du décret n° 2016-382 : l'EDL peut être établi sous forme électronique.
Exemple concret
Un locataire entrant est en déplacement professionnel le jour de la remise des clés ; il mandate un ami pour la visite. L'agence réalise l'EDL avec l'ami, puis envoie le PDF au locataire pour signature électronique à distance via un prestataire : identification par email et code SMS, consultation du document, signature, dossier de preuve horodaté. Les deux parties reçoivent l'exemplaire signé ; l'EDL est contradictoire et opposable.
Ce que ça change pour une conciergerie ou une agence
Pour une agence, la signature électronique supprime les allers-retours de parapheurs et sécurise les EDL à distance ; elle doit s'accompagner d'un dossier de preuve conservé (qui a signé, quand, depuis quelle adresse) et d'un envoi effectif d'un exemplaire à chaque partie. Pour une conciergerie, elle permet de faire signer l'inventaire ou le règlement par un voyageur avant l'arrivée, et de recueillir l'accord du propriétaire sur un devis sans délai.
Avec Findomi
Findomi propose la signature au doigt sur le téléphone lorsque les parties sont présentes, ou l'envoi pour signature électronique à distance via Yousign (prestataire français qualifié eIDAS) quand l'une d'elles est absente ; le PDF signé est envoyé à chacun.
Signature sur place ou via Yousign →