Définition
L'état des lieux numérique (ou dématérialisé) est la version électronique du constat prévu par la loi de 1989. L'agent parcourt le logement avec une application qui propose les pièces et éléments à décrire, prend des photos horodatées, relève compteurs et clés, recueille les signatures sur l'écran ou à distance, puis génère un PDF envoyé à chaque partie. À la sortie, le document d'entrée est repris élément par élément, ce qui rend la comparaison immédiate.
Sa validité ne fait plus débat depuis le décret de 2016 : le support est libre dès lors que le contenu obligatoire est présent, que les parties signent et que chacune reçoit son exemplaire. Les gains sont le temps (pas de ressaisie), l'homogénéité entre agents et la valeur probante.
Base légale
Article 3 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 : « L'état des lieux est établi sur support papier ou sous forme électronique. Il est remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de sa signature. » Article 2 du même décret : contenu minimal, inchangé quel que soit le support, et possibilité d'illustrer par des images. Article 3-2 de la loi n° 89-462 : caractère contradictoire. Articles 1366 et 1367 du Code civil : force probante de l'écrit et de la signature électroniques. RGPD : l'éditeur de l'application est sous-traitant du bailleur ou de l'agence (article 28), avec hébergement et durées de conservation à vérifier. Pour les meublés : article 25-5 (inventaire dans les mêmes formes).
Exemple concret
Une agence de 400 lots passe du papier au numérique. Avant : EDL manuscrit de 90 minutes, ressaisi au bureau, photos envoyées par email et perdues dans les dossiers. Après : EDL guidé de 10 à 20 minutes selon la taille, photos rattachées aux éléments, signature sur l'écran, PDF envoyé automatiquement au locataire et au propriétaire, comparaison automatique à la sortie. Le taux de contestation des retenues baisse parce que chaque ligne renvoie à une photo d'entrée.
Ce que ça change pour une conciergerie ou une agence
Pour une agence, le passage au numérique est d'abord un gain de temps (à 3 €/m² d'honoraires plafonnés, c'est ce qui rend l'EDL rentable), puis un gain de preuve ; il faut vérifier le mode hors connexion (caves, parkings) et l'exportabilité des données. Pour une conciergerie, le numérique est la seule option réaliste au rythme des rotations ; l'enjeu est l'intégration aux calendriers de réservation.
Avec Findomi
Findomi est une application web (PWA) qui fonctionne sur iPhone et Android sans installation, hors connexion dans les caves et parkings, et génère un PDF horodaté signé par les parties ; le 1er bien est gratuit à vie, sans carte.
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