Définition
Horodater un document, c'est lui attacher un jeton qui atteste de sa date et de son contenu. Techniquement, on calcule une empreinte cryptographique du fichier (par exemple SHA-256), on y associe l'heure fournie par une source fiable, et on scelle l'ensemble. Toute modification ultérieure du fichier change son empreinte et révèle la falsification. L'horodatage peut être simple (heure du serveur de l'éditeur, scellée par empreinte) ou qualifié (délivré par un prestataire de confiance qualifié eIDAS, avec présomption légale d'exactitude).
Pour un état des lieux, l'horodatage porte sur les photos prises pendant le constat et sur le PDF final ; il répond à l'objection la plus fréquente : « cette photo a été prise après mon départ ».
Base légale
Règlement (UE) n° 910/2014 (eIDAS), articles 41 et 42 : l'effet juridique d'un horodatage électronique ne peut être refusé au seul motif qu'il est électronique ; l'horodatage électronique qualifié bénéficie d'une présomption d'exactitude de la date et de l'heure et d'intégrité des données. Article 1366 du Code civil : l'écrit électronique vaut preuve « sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité » ; l'horodatage participe à cette garantie d'intégrité. Article 1358 : liberté de la preuve des faits juridiques (un état dégradé est un fait), le juge appréciant la fiabilité. Article 3 du décret n° 2016-382 : EDL sous forme électronique.
Exemple concret
Un locataire conteste une retenue pour un carrelage fissuré en affirmant que la photo a été prise lors de travaux postérieurs à sa sortie. L'agence produit le PDF d'EDL de sortie dont l'empreinte SHA-256, générée le jour de la remise des clés, est vérifiable par QR code, ainsi que les métadonnées horodatées des photos. La chronologie étant établie, la commission départementale de conciliation retient la retenue.
Ce que ça change pour une conciergerie ou une agence
Pour une agence, l'horodatage transforme une photo contestable en élément de preuve daté ; il doit être automatique pour être systématique. Pour une conciergerie, il est décisif face aux plateformes : attribuer un dommage à un séjour suppose de prouver que la photo d'arrivée précède le check-in et que la photo de départ suit le check-out.
Avec Findomi
Chaque photo Findomi est datée à la prise de vue et chaque PDF d'EDL reçoit un horodatage serveur et une empreinte SHA-256 ; un QR code permet à n'importe qui de vérifier que le document n'a pas été modifié depuis sa génération.
PDF horodaté, SHA-256, QR →