Définition
Un logiciel d'état des lieux outille la production d'un état des lieux numérique. Ses fonctions de base : modèles de logements et d'éléments, saisie de l'état par élément, photos horodatées, relevé de compteurs et clés, signature électronique sur place ou à distance, génération et envoi du PDF. Les fonctions avancées distinguent les offres : comparaison automatique entrée/sortie (parfois assistée par IA), gestion du dépôt de garantie et de la grille de vétusté, inventaire pour le meublé, mode hors connexion, travail en équipe, portail propriétaire, intégrations avec les logiciels de gestion ou les calendriers de réservation.
Les modèles de prix varient : à l'EDL, par utilisateur, par abonnement annuel ou par bien géré. Le bon choix dépend du volume, du type de parc (bail d'habitation, meublé de tourisme) et de l'équipe.
Base légale
Le logiciel n'est pas réglementé en tant que tel, mais il doit permettre de produire un document conforme : contenu minimal et support électronique du décret n° 2016-382 (articles 2 et 3), caractère contradictoire de l'article 3-2 de la loi n° 89-462, inventaire du meublé (article 25-5), force probante de l'écrit et de la signature électroniques (articles 1366 et 1367 du Code civil, règlement eIDAS). Côté données, l'éditeur est sous-traitant de l'agence ou de la conciergerie (article 28 du RGPD) : contrat de traitement, localisation de l'hébergement, durées de conservation, réversibilité (export). Le logiciel ne crée pas de constat au sens de l'ordonnance n° 2016-728 : seul un commissaire de justice dresse un constat faisant foi jusqu'à preuve contraire.
Exemple concret
Une conciergerie de 15 biens et une agence de 300 lots n'ont pas les mêmes critères. La première cherche la rapidité par rotation, la synchronisation avec Airbnb et Booking, le dossier de réclamation et le ménage. La seconde cherche la conformité du document, la grille de vétusté, le suivi des dépôts et l'export vers son logiciel de gestion. Les deux ont besoin du hors connexion, de la signature et d'un prix lisible.
Ce que ça change pour une conciergerie ou une agence
Pour une agence, le logiciel est l'investissement qui rend l'EDL rentable malgré le plafond d'honoraires, à condition de ne pas multiplier les coûts cachés (par EDL, par utilisateur). Pour une conciergerie, c'est l'outil qui transforme chaque rotation en preuve exploitable ; il doit se brancher sur les calendriers existants plutôt que les remplacer. Dans les deux cas, la réversibilité des données doit être vérifiée avant de s'engager.
Avec Findomi
Findomi Pro est un logiciel d'état des lieux sur smartphone, facturé au bien géré (1er bien gratuit à vie, puis dégressif), avec IA de comparaison par élément, dossier caution et vétusté, mode hors connexion et portail propriétaire ; notre comparatif détaille ses forces et ses limites face aux autres outils.
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