Dépôt de garantie non restitué : la pénalité de 10 % par mois de retard et comment la calculer

Un dépôt de garantie rendu trois semaines trop tard coûte au bailleur bien plus que les intérêts légaux : depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, chaque mois de retard commencé majore le solde dû de 10 % du loyer mensuel. Sur un loyer de 900 €, c'est 90 € par mois, et la majoration court même si la retenue initiale était parfaitement justifiée. Cet article, écrit du point de vue du bailleur et du gestionnaire, explique le texte, fixe le point de départ du délai, détaille le calcul et propose un déroulé de J0 à J+30 pour ne jamais payer cette pénalité.

Le texte : article 22 de la loi du 6 juillet 1989

L'article 22 de la loi n° 89-462 encadre le dépôt de garantie en location vide (l'article 25-6 renvoie aux mêmes règles de restitution pour le meublé, avec un plafond de deux mois de loyer au lieu d'un). Ses alinéas sur la restitution disent trois choses.

• Le dépôt est restitué « dans un délai maximal de deux mois à compter de la remise en main propre, ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, des clés au bailleur ou à son mandataire, déduction faite, le cas échéant, des sommes restant dues au bailleur et des sommes dont celui-ci pourrait être tenu, aux lieu et place du locataire, sous réserve qu'elles soient dûment justifiées ».
• Ce délai « est réduit à un mois lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée ».
• « À défaut de restitution dans les délais prévus, le dépôt de garantie restant dû au locataire est majoré d'une somme égale à 10 % du loyer mensuel en principal, pour chaque période mensuelle commencée en retard. Cette majoration n'est pas due lorsque l'origine du défaut de restitution dans les délais résulte de l'absence de transmission par le locataire de l'adresse de son nouveau domicile. »

Le Conseil constitutionnel a jugé cette majoration conforme à la Constitution (décision n° 2018-766 QPC du 22 novembre 2018) : elle n'est pas une sanction pénale mais une indemnisation forfaitaire du retard. Elle s'applique donc sans que le locataire ait à prouver un préjudice. La fiche dépôt de garantie résume l'ensemble des règles.

Point de départ : la remise des clés, pas la fin du préavis

Le délai court à compter de la remise des clés au bailleur ou à son mandataire, en main propre ou par lettre recommandée avec avis de réception. Trois situations fréquentes :

• Le locataire rend les clés le jour de l'état des lieux de sortie. Le délai court de ce jour, même si le préavis se termine plus tard et que le loyer reste dû jusqu'à son terme.
• Le locataire rend les clés avant la fin du préavis, sans état des lieux. Le délai court de la remise effective des clés. Faites signer un reçu daté, ou constatez la date de réception de la lettre recommandée.
• Le locataire dépose les clés dans la boîte aux lettres de l'agence. La date de remise est incertaine : notez-la, confirmez-la par écrit au locataire le jour même, et gardez l'enveloppe. En cas de doute, le juge retiendra la date la plus favorable au locataire.

Le délai est décompté de date à date. Clés remises le 12 mars : un mois expire le 12 avril, deux mois le 12 mai.

Un mois ou deux mois : qui décide

Le délai d'un mois s'applique si l'état des lieux de sortie est « conforme » à l'état des lieux d'entrée. Celui de deux mois dans le cas contraire. En pratique :

• si l'état des lieux de sortie ne relève aucune différence avec l'entrée, ou uniquement de l'usure normale expressément qualifiée comme telle, le délai est d'un mois ;
• si l'état des lieux de sortie relève une dégradation, même mineure, même non chiffrée, le délai de deux mois s'applique ;
• en l'absence d'état des lieux de sortie, la jurisprudence retient généralement le délai de deux mois, mais le bailleur se trouve alors dans l'impossibilité de justifier une retenue (voir locataire absent ou refus de signer).

C'est donc le contenu de l'état des lieux de sortie, signé des deux parties, qui fixe le délai. D'où l'intérêt d'y mentionner explicitement « conforme à l'état des lieux d'entrée » quand c'est le cas, ou de lister précisément les écarts quand ce ne l'est pas.

Calcul de la majoration : exemple chiffré

Prenons un bail vide, loyer 900 € hors charges, dépôt de garantie 900 €, clés remises le 12 mars, état des lieux de sortie non conforme (délai de deux mois, échéance au 12 mai).

• Cas 1 : restitution intégrale le 20 mai. Retard de 8 jours, soit une période mensuelle commencée. Majoration : 10 % × 900 € = 90 €. Le bailleur doit 900 + 90 = 990 €.
• Cas 2 : restitution le 15 juillet. Retard du 13 mai au 15 juillet : trois périodes mensuelles commencées (13 mai–12 juin, 13 juin–12 juillet, 13 juillet–15 juillet). Majoration : 3 × 90 € = 270 €. Le bailleur doit 1 170 €.
• Cas 3 : retenue justifiée de 400 €, solde de 500 € versé le 20 mai. La majoration porte sur le « dépôt de garantie restant dû », soit 500 €, mais son montant est calculé sur le loyer : 10 % × 900 € = 90 € par mois commencé, quel que soit le solde. Le bailleur doit 500 + 90 = 590 €.

Deux points à retenir : la base de la majoration est le loyer mensuel en principal (hors charges), et non le montant du dépôt ; et chaque période « commencée » compte en entier, un jour de retard valant un mois.

L'exception de la nouvelle adresse

La majoration n'est pas due lorsque le retard résulte de l'absence de transmission par le locataire de sa nouvelle adresse. Le décret n° 2016-382 (art. 2) prévoit d'ailleurs que l'état des lieux de sortie mentionne « la nouvelle adresse ou le lieu d'hébergement du locataire ». Pour que l'exception joue, il faut pouvoir démontrer que l'adresse manquait : un état des lieux de sortie où la case est vide, ou un courrier demandant l'adresse resté sans réponse.

Attention à deux limites. Si le locataire a communiqué son adresse par un autre canal (e-mail, SMS, courrier), l'exception tombe. Et si vous disposez d'un RIB du locataire, le virement reste possible sans adresse : un juge pourrait considérer que le retard ne « résulte » pas de l'absence d'adresse. La prudence consiste à demander l'adresse et le RIB le jour de l'état des lieux de sortie, et à le noter sur le document.

Retenue partielle et pénalité

Une retenue justifiée ne suspend pas le délai : le solde non retenu doit être restitué dans le délai d'un ou deux mois. Si le chiffrage prend du temps (devis en attente), deux solutions :

• restituer immédiatement la part du dépôt qui ne sera en aucun cas retenue, et adresser le décompte définitif avant l'expiration du délai de deux mois ;
• en copropriété, conserver au maximum 20 % du dépôt jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble, puis régulariser dans le mois suivant l'approbation définitive des comptes (art. 22, alinéa 4). Cette faculté ne vaut que pour la régularisation des charges, pas pour les dégradations.

Inversement, une retenue abusive ou non justifiée ne fait pas courir la majoration à elle seule : le juge ordonnera la restitution de la somme indûment retenue, et la majoration ne s'appliquera que si cette somme n'a pas été restituée dans le délai. Mais une retenue dont les justificatifs ne tiennent pas devant une commission de conciliation aura, en pratique, été restituée bien après le délai, majoration comprise. Voir quels justificatifs fournir pour une retenue.

Process gestionnaire : de J0 à J+30

Pour ne jamais payer la majoration, le délai à viser est celui d'un mois, même quand le délai légal est de deux.

• J0, état des lieux de sortie. Comparaison élément par élément avec l'entrée, photos, signature. Mention explicite « conforme » ou liste des écarts. Nouvelle adresse et RIB du locataire notés sur le document. Reçu de remise des clés daté.
• J+1 à J+7. Chiffrage de chaque écart : devis ou facture, application de la grille de vétusté. Relevé des sommes restant dues (loyer, charges, taxe d'ordures ménagères au prorata).
• J+7 à J+15. Décompte écrit : montant du dépôt, détail des retenues avec pièces jointes, solde restitué, date du virement. Envoi en recommandé ou par e-mail avec accusé de réception.
• J+15 à J+30. Virement du solde. Classement du dossier complet (états des lieux, photos, décompte, pièces) pour trois ans (prescription de l'article 7-1).
• Cas particulier des charges. Si une régularisation reste à faire en copropriété, restitution du dépôt moins 20 % au plus, puis régularisation dans le mois suivant l'approbation des comptes.

Pour une agence qui traite plusieurs sorties par semaine, à Lyon comme ailleurs, la pénalité provient presque toujours d'un chiffrage qui traîne, pas d'une mauvaise foi. Findomi Pro produit le comparatif entrée/sortie à partir de l'état des lieux, applique la grille de vétusté au chiffrage et génère le décompte en PDF le jour de la sortie ; le premier bien est gratuit, sans carte bancaire. Pour la perspective du locataire, voir récupérer sa caution.

FAQ

La pénalité de 10 % s'applique-t-elle en location meublée ?

Oui. L'article 25-6 de la loi de 1989 renvoie à l'article 22 pour la restitution du dépôt de garantie en meublé. Seul le plafond diffère : deux mois de loyer hors charges au lieu d'un.

La pénalité s'applique-t-elle si le locataire n'a pas donné sa nouvelle adresse ?

Non, à condition que le retard résulte bien de cette absence d'adresse. Notez l'absence sur l'état des lieux de sortie et demandez l'adresse par écrit. Si vous disposez d'un RIB, la prudence est de restituer dans le délai malgré tout.

Un seul jour de retard déclenche-t-il la majoration ?

Oui. Le texte vise « chaque période mensuelle commencée en retard ». Un jour de retard vaut une période, soit 10 % du loyer mensuel hors charges.

La majoration s'applique-t-elle aux locations saisonnières et Airbnb ?

Non. La loi de 1989 ne s'applique pas aux meublés de tourisme (art. 2). La restitution de la caution relève du contrat et du Code civil. Voir état des lieux Airbnb : est-il obligatoire ?.

Article informatif, ne constitue pas un conseil juridique. Textes cités : loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (art. 2, 7-1, 22, 25-6), décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 (art. 2), Conseil constitutionnel, décision n° 2018-766 QPC du 22 novembre 2018.