État des lieux d'entrée : les 10 jours pour le compléter (et comment gérer la demande du locataire)

Trois jours après la remise des clés, le locataire vous écrit : « en déplaçant le canapé, j'ai découvert une tache sur le parquet et deux prises qui ne fonctionnent pas, je souhaite les ajouter à l'état des lieux ». Avez-vous le droit de refuser ? Devez-vous refaire tout le document ? Et que se passe-t-il si vous ne répondez pas ? La loi encadre précisément cette situation : le locataire dispose de dix jours pour demander à compléter l'état des lieux d'entrée, et d'un délai élargi pour le chauffage. Voici comment gérer la demande côté bailleur ou gestionnaire, sans fragiliser votre futur état des lieux de sortie.

Le texte : article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989

L'article 3-2 de la loi n° 89-462 pose la règle : le locataire peut demander au bailleur ou à son représentant de compléter l'état des lieux d'entrée dans un délai de dix jours à compter de son établissement. Si cette demande est refusée, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation du lieu du logement.

Le même article prévoit un second délai, spécifique : pendant le premier mois de la période de chauffe, le locataire peut demander que l'état des lieux soit complété par l'état des éléments de chauffage. La logique est simple : un radiateur ou une chaudière ne peuvent pas être testés en plein mois de juillet.

Deux points méritent d'être soulignés.

• Le délai de dix jours court à compter de l'établissement de l'état des lieux, c'est-à-dire de sa signature, et non de la date d'entrée effective dans les lieux si elle est différente.
• Il s'agit d'un droit de demander à compléter, pas de réécrire. Le locataire ajoute des constats qui manquent ; il ne remet pas en cause ce qui a été signé contradictoirement.

Passé ce délai, l'état des lieux d'entrée signé fait foi entre les parties. Le locataire qui n'a rien signalé ne pourra plus soutenir à la sortie qu'une dégradation existait déjà, sauf à en apporter la preuve par d'autres moyens.

Pourquoi cette règle protège aussi le bailleur

Un état des lieux d'entrée complété dans les dix jours est un document plus solide, pas un document affaibli. À la sortie, c'est le comparatif entrée/sortie qui détermine ce que vous pouvez retenir sur le dépôt de garantie. Si une tache sur le parquet est mentionnée dès l'entrée, personne ne la discutera à la sortie. Si elle ne l'est pas et que le locataire la signale trois ans plus tard, vous aurez un litige et une retenue fragile.

Le Code civil (art. 1731) présume qu'en l'absence d'état des lieux, le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives. Mais un état des lieux incomplet, contesté par écrit dans les dix jours et dont le bailleur a refusé le complément, peut se retourner contre lui devant la commission ou le juge. Mieux vaut un complément accepté qu'un refus noté au dossier.

La forme de la demande du locataire

La loi n'impose aucune forme. En pratique, la demande doit être écrite et datée pour que le respect du délai de dix jours soit prouvable : lettre recommandée avec accusé de réception, courriel, ou message via l'application de gestion si elle conserve un horodatage. Un appel téléphonique ne laisse aucune trace et ne protège personne.

Une demande utile précise :

• la pièce et l'élément concernés (par exemple « séjour, parquet, tache brune d'environ 15 cm devant la fenêtre ») ;
• la nature du défaut constaté ;
• si possible une photo datée.

Côté gestionnaire, demandez systématiquement ces précisions si le locataire se contente d'un « il manque des choses ». Vous ne pouvez compléter que ce qui est identifié.

Que faire côté bailleur : accepter, constater, ou refuser

Accepter le complément

C'est la réponse la plus fréquente et la plus sûre quand les éléments signalés sont vraisemblables (défauts cachés par un meuble, équipement non testé, détail oublié). Vous intégrez les constats dans un avenant à l'état des lieux d'entrée, daté et signé par les deux parties, qui renvoie expressément à l'état des lieux initial. L'avenant ne remplace pas le document d'origine : il le complète.

Constater sur place

Si les défauts signalés sont importants ou surprenants (un carrelage fissuré alors que la pièce a été inspectée), proposez une visite contradictoire rapide pour vérifier et photographier. Si la dégradation est manifestement récente (traces de déménagement, meuble déplacé), vous pouvez l'inscrire dans l'avenant en précisant son origine, ou refuser l'ajout en motivant par écrit.

Refuser

Le refus est possible mais doit être motivé et écrit. Les motifs recevables : demande hors délai (au-delà de dix jours, sauf chauffage), élément déjà décrit dans l'état des lieux initial, dégradation manifestement postérieure à la remise des clés. En cas de refus, l'article 3-2 ouvre au locataire la saisine de la commission départementale de conciliation, qui rendra un avis dans les deux mois. Un refus non motivé ou un silence prolongé sont les pires options : ils laissent le locataire seul avec sa preuve écrite et datée.

Ne pas répondre

Le silence du bailleur n'emporte pas acceptation automatique, mais il sera interprété défavorablement. Répondez dans les jours qui suivent, même pour demander des précisions.

Le cas particulier du premier mois de chauffe

La période de chauffe correspond à la période pendant laquelle le chauffage collectif est mis en route, ou, en chauffage individuel, à l'arrivée des premiers froids. Un locataire entré en mai peut donc demander en octobre ou novembre que l'état des éléments de chauffage soit ajouté à l'état des lieux : radiateurs qui ne chauffent pas, robinets thermostatiques bloqués, chaudière bruyante, convecteurs défaillants.

Pour un gestionnaire, la bonne pratique est d'anticiper : lors de l'état des lieux d'entrée hors saison, notez « éléments de chauffage non testés, période estivale » pour chaque radiateur, et proposez au locataire de signaler tout dysfonctionnement dans le premier mois de chauffe. Cela évite une demande formelle et montre votre bonne foi.

Avenant ou annexe : comment formaliser le complément

Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixe le contenu de l'état des lieux (art. 2) et admet qu'il soit établi sur support papier ou sous forme électronique (art. 3). Un complément doit respecter la même logique : description précise, pièce par pièce, de l'élément ajouté et de son état.

Un avenant correct contient :

• la référence à l'état des lieux d'entrée (date, adresse, parties) ;
• la date de la demande du locataire et la date de l'avenant ;
• la liste des éléments ajoutés avec leur description précise ;
• les photos datées éventuelles ;
• la signature des deux parties ou de leurs mandataires.

Remettez un exemplaire au locataire et joignez l'avenant à l'original. À la sortie, l'état des lieux de sortie sera comparé à l'ensemble « état des lieux initial + avenant ». Si vous utilisez un outil numérique, le complément prend la forme d'une version datée du même document, ce qui évite les pièces éparses.

Prévenir : un état des lieux détaillé génère peu de compléments

La plupart des demandes de complément portent sur des éléments qui auraient dû figurer dès le départ : prises non testées, trace derrière un meuble laissé par le bailleur, joint de douche noirci, équipement électroménager non allumé. Un état des lieux contradictoire bien mené les élimine presque tous.

• Suivez un ordre fixe : pièce par pièce, sol, murs, plafond, menuiseries, équipements, dans le même ordre à l'entrée et à la sortie.
• Décrivez, ne cochez pas : « bon état » ne dit rien. « Peinture blanche mate, bon état, une éraflure de 3 cm à droite de la porte » protège les deux parties.
• Testez chaque équipement : prises, interrupteurs, robinets, chasse d'eau, plaques, four, VMC, volets.
• Photographiez chaque élément avec horodatage, et rattachez les photos au document signé.
• Relevez les compteurs et listez les clés, mentions obligatoires du décret 2016-382.
• Remettez le document signé le jour même, pour que le délai de dix jours soit clair et que le locataire puisse le relire tranquillement.

Un état des lieux détaillé prend vingt à quarante minutes de plus. Il évite des mois de discussion à la sortie et sécurise toute retenue. Pour la méthode complète, voir notre guide de l'état des lieux, et pour les situations où le locataire refuse de signer ou ne se présente pas, notre article sur l'état des lieux contradictoire en cas d'absence ou de refus.

Avec Findomi Pro, l'état des lieux d'entrée est guidé élément par élément, avec photos horodatées et PDF signé envoyé au locataire immédiatement ; un complément dans les dix jours s'ajoute comme une version datée du même document, et le comparatif de sortie s'appuie sur l'ensemble. Le premier bien est gratuit. Si vous travaillez encore sur papier, téléchargez notre modèle d'état des lieux conforme (PDF), conçu pour laisser de la place à la description de chaque élément.

FAQ

Le délai de dix jours est-il en jours calendaires ou ouvrés ?

L'article 3-2 parle de « dix jours » sans précision : il s'agit de jours calendaires, décomptés à partir de l'établissement de l'état des lieux. Une demande envoyée le dixième jour est dans les temps ; conservez la preuve de la date d'envoi.

Le bailleur peut-il, lui aussi, compléter l'état des lieux après signature ?

La loi n'ouvre ce droit qu'au locataire. Le bailleur qui constate un oubli peut proposer un avenant, mais le locataire est libre de le refuser. Un ajout unilatéral du bailleur sur le document signé est sans valeur.

Que se passe-t-il si le bailleur refuse un complément justifié ?

Le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation, qui rend un avis dans les deux mois (art. 20). À la sortie, le refus écrit et la demande datée du locataire seront versés au dossier et affaibliront toute retenue sur l'élément concerné.

Un complément par simple courriel accepté par le bailleur suffit-il ?

Un échange de courriels clair (demande détaillée, acceptation expresse) constitue un commencement de preuve utile, mais un avenant signé par les deux parties, joint à l'état des lieux initial, reste la forme la plus sûre et la plus lisible à la sortie.

Article informatif, ne constitue pas un conseil juridique. Textes cités : loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (art. 3-2, 20, 22), décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 (art. 2 et 3), Code civil art. 1731.