Commission départementale de conciliation : saisir la CDC pour un litige de dépôt de garantie

Vous avez retenu 450 € sur un dépôt de garantie pour un parquet rayé et une porte de placard cassée. Le locataire conteste et vous annonce qu'il « saisit la commission ». Faut-il s'inquiéter ? Non, à condition d'arriver avec un dossier. La commission départementale de conciliation (CDC) est une instance gratuite, paritaire et rapide qui règle une grande partie des litiges de dépôt de garantie sans passer par un tribunal. Cet article explique sa compétence, la saisine, le déroulement de la séance et ce qu'un bailleur ou un gestionnaire doit préparer pour y défendre une retenue.

La compétence de la CDC : ce que dit l'article 20 de la loi de 1989

La commission départementale de conciliation est instituée par l'article 20 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Elle est composée en nombre égal de représentants d'organisations de bailleurs et d'organisations de locataires, et siège auprès du préfet de chaque département. Son fonctionnement est précisé par le décret n° 2001-653 du 19 juillet 2001.

Sa compétence couvre notamment les litiges relatifs :

• à l'état des lieux ;
• au dépôt de garantie ;
• aux charges locatives ;
• aux réparations locatives ;
• aux loyers (révision, réévaluation, encadrement), aux congés et à la décence du logement.

Pour un litige de dépôt de garantie, la saisine de la CDC est facultative : ni le locataire ni le bailleur n'y sont obligés avant d'aller devant le juge, contrairement à certains litiges de loyer. En pratique, elle est très utilisée parce qu'elle est gratuite, sans avocat, et parce que l'article 20 impose à la commission de rendre son avis dans un délai de deux mois à compter de sa saisine.

À noter : la CDC ne rend pas de jugement. Si les parties se mettent d'accord, elle dresse un document de conciliation signé qui a la valeur d'un contrat. À défaut d'accord, elle rend un avis qui résume le litige et la position de chacun. Cet avis n'est pas contraignant, mais il pèse ensuite devant le juge.

Qui peut saisir la commission, et pour quel montant

Le locataire comme le bailleur peuvent saisir la CDC. Un gestionnaire (agence, administrateur de biens) le fait au nom du bailleur, en vertu de son mandat de gestion ; une conciergerie qui gère une location meublée à l'année relevant de la loi de 1989 peut également le faire si son mandat de gestion le prévoit. Les locations saisonnières (meublés de tourisme) ne relèvent pas de la loi de 1989 et donc pas de la CDC.

Il n'y a pas de montant minimum ni maximum : le dépôt de garantie est plafonné à un mois de loyer hors charges en location vide (art. 22) et à deux mois en meublé (art. 25-6).

Le litige doit être né : retenue contestée, dépôt non restitué dans le délai d'un ou deux mois, décompte jugé insuffisant. Côté bailleur, avoir adressé un décompte détaillé avec justificatifs change souvent l'issue (voir notre article sur les justificatifs d'une retenue sur dépôt de garantie).

Comment saisir la CDC : courrier et pièces

La saisine se fait par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au secrétariat de la commission, hébergé en général par la direction départementale des territoires (DDT) ou la direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS). L'adresse figure sur le site de la préfecture de chaque département. Certains départements acceptent un dépôt par formulaire en ligne ou par courriel : vérifiez la page de votre préfecture.

Le courrier de saisine contient :

• l'identité et l'adresse des deux parties, et l'adresse du logement ;
• l'objet précis du litige (montant du dépôt, montant retenu, montant réclamé) ;
• un exposé bref et factuel des faits et de la demande ;
• la copie des pièces utiles : bail, états des lieux d'entrée et de sortie, décompte, échanges écrits, devis ou factures.

La commission accuse réception et convoque les deux parties à une séance, qui a lieu dans les semaines suivantes puisque l'avis doit être rendu dans les deux mois ; chaque partie peut compléter son dossier jusqu'à la séance.

Faut-il un avocat ?

Non. Les parties se présentent elles-mêmes, ou se font assister ou représenter par une personne munie d'un pouvoir écrit. Un gestionnaire mandaté représente son client sur présentation du mandat.

Le déroulement de la séance

La séance n'est pas publique. Le président de séance, assisté d'un représentant des bailleurs et d'un représentant des locataires, expose le litige puis donne la parole à chaque partie. Chacun dispose de quelques minutes pour présenter sa version, pièces à l'appui. Les commissaires posent des questions, cherchent un terrain d'entente et proposent souvent un chiffre intermédiaire.

Trois issues sont possibles :

• Conciliation totale : les parties s'accordent (par exemple restitution de 250 € sur les 450 € retenus). Un document de conciliation est signé sur place ; il engage les parties.
• Conciliation partielle : accord sur certains postes, désaccord sur d'autres ; l'avis mentionne les deux.
• Échec : la commission rend un avis motivé, transmis aux parties. Cet avis peut ensuite être produit devant le juge.

Si une partie ne se présente pas, la commission peut rendre un avis sur la base des éléments de la partie présente.

Préparer le dossier côté bailleur ou gestionnaire

La commission ne juge pas en droit pur : elle regarde si la retenue est justifiée et proportionnée. Un dossier de retenue qui tient devant la CDC contient, pour chaque poste :

• L'état des lieux d'entrée et l'état des lieux de sortie, ouverts à la même pièce et au même élément, montrant l'écart. Un état des lieux contradictoire signé des deux parties est la pièce maîtresse ; s'il a été dressé par commissaire de justice après refus du locataire, il fait foi (voir état des lieux contradictoire : locataire absent ou refus de signer).
• Les photos horodatées, prises pendant l'état des lieux et rattachées au document signé. Une photo prise une semaine après la remise des clés, hors contradictoire, sera écartée ou minorée.
• Le devis ou la facture du professionnel, daté, nominatif, décrivant précisément les travaux et le logement.
• Le calcul de la vétusté appliqué au devis : la commission connaît bien la règle de l'article 7 c) et d) de la loi de 1989 et de l'article 4 du décret n° 2016-382, selon laquelle l'usure normale n'est pas facturable au locataire. Un devis au prix du neuf pour une peinture de dix ans sera immédiatement réduit. Notre article sur la grille de vétusté 2026 donne la méthode ; voir aussi la définition de la vétusté.
• Le décompte de restitution envoyé au locataire, avec la date d'envoi et la preuve de réception, pour démontrer le respect du délai d'un ou deux mois de l'article 22.

Préparez également un argumentaire d'une page : chronologie (remise des clés, envoi du décompte), liste des postes retenus avec montant et justificatif, et le montant que vous êtes prêt à concéder le cas échéant. Un dossier lisible, avec comparatif entrée/sortie et retenue vétusté déduite, obtient très souvent une conciliation proche de sa position.

Ce qui affaiblit un dossier

• Des cases « bon état » partout dans l'état des lieux d'entrée, sans description précise.
• Un forfait (ménage, remise en état) sans facture ni ligne d'état des lieux correspondante.
• Un décompte envoyé hors délai : la majoration de 10 % du loyer mensuel par mois de retard commencé (art. 22) sera réclamée en plus.
• Des travaux sans lien avec les dégradations constatées.

Après l'avis : le juge des contentieux de la protection

Si la conciliation échoue, l'une des parties peut saisir le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire du lieu du logement. La procédure se fait sans avocat obligatoire, par requête ou assignation. Pour une demande inférieure ou égale à 5 000 €, l'article 750-1 du Code de procédure civile impose en principe une tentative préalable de conciliation, de médiation ou de procédure participative : l'avis ou le constat d'échec de la CDC remplit cette condition, ce qui est une raison supplémentaire de passer par elle.

Le juge tranche avec les mêmes pièces et peut condamner le bailleur à restituer le dépôt majoré de la pénalité de 10 % par mois de retard, ou valider la retenue et condamner le locataire au solde dû.

Le délai pour agir : trois ans

L'article 7-1 de la loi de 1989 fixe à trois ans la prescription des actions dérivant du bail, à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits. Le locataire a donc trois ans après la fin du bail pour réclamer son dépôt ; le bailleur a trois ans pour réclamer des sommes au-delà du dépôt. Conservez l'intégralité du dossier (états des lieux, photos, décompte, devis, factures, échanges) pendant au moins cette durée. La saisine de la CDC n'interrompt pas ce délai : si vous êtes proche de la limite, agissez en justice sans attendre l'avis.

Prévenir plutôt que concilier

Les gestionnaires qui ne passent presque jamais en commission ont le même réflexe : un état des lieux de sortie dans le même ordre et sous les mêmes angles que l'entrée, un chiffrage vétusté déduite le jour même, un décompte envoyé avant J+30 avec les pièces. Un locataire qui reçoit un dossier complet conteste beaucoup moins.

C'est ce que permet Findomi Pro : état des lieux sur smartphone avec photos horodatées, comparatif automatique des écarts, retenue calculée avec la vétusté et PDF signé envoyé au locataire. Le premier bien est gratuit, pour les agences comme pour les conciergeries. Vous pouvez aussi télécharger notre modèle d'état des lieux conforme pour vos prochaines entrées et sorties.

FAQ

La saisine de la CDC est-elle obligatoire avant le tribunal pour un dépôt de garantie ?

Non. Pour les litiges relatifs au dépôt de garantie, aux réparations locatives et à l'état des lieux, la saisine de la commission est facultative (art. 20 loi 1989). Elle reste conseillée : elle est gratuite, rapide, et son avis vaut tentative préalable de conciliation pour les demandes jusqu'à 5 000 € (art. 750-1 CPC).

Combien coûte la saisine de la commission départementale de conciliation ?

Rien. La procédure est gratuite pour les deux parties. Seuls les frais d'envoi du courrier recommandé et d'éventuels déplacements restent à votre charge.

L'avis de la CDC s'impose-t-il au bailleur ?

Non. Seul un document de conciliation signé par les deux parties les engage. L'avis rendu en cas d'échec n'a pas de force obligatoire, mais il est produit devant le juge, qui en tient compte.

Article informatif, ne constitue pas un conseil juridique. Textes cités : loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (art. 7, 7-1, 20, 22, 25-6), décret n° 2001-653 du 19 juillet 2001, décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 (art. 4), Code de procédure civile art. 750-1.