Définition
La retenue sur dépôt est la part du dépôt de garantie que le bailleur conserve à la fin du bail. Elle ne peut couvrir que des sommes effectivement dues : arriérés de loyer, régularisation de charges, remise en état de dégradations locatives constatées par comparaison des états des lieux, réparations locatives non effectuées, clés non rendues. Chaque poste doit être justifié par un document (devis, facture, décompte) et, pour les réparations, abattu de la vétusté.
Un devis suffit en principe pour justifier une retenue ; le bailleur n'est pas tenu de réaliser les travaux. En revanche, il doit expliquer le calcul au locataire et lui restituer le solde dans le délai légal.
Base légale
Article 22 de la loi n° 89-462 : le dépôt est restitué « déduction faite, le cas échéant, des sommes restant dues au bailleur et des sommes dont celui-ci pourrait être tenu, aux lieu et place du locataire, sous réserve qu'elles soient dûment justifiées ». La Cour de cassation admet le devis comme justificatif (Civ. 3e, 3 avril 2001). Article 7 c) et d) : fondement de l'imputation des dégradations et réparations locatives. Article 4 du décret n° 2016-382 : grille de vétusté. En copropriété, retenue provisoire possible jusqu'à 20 % jusqu'à l'arrêté des comptes. Le locataire peut contester devant la commission départementale de conciliation puis le juge des contentieux de la protection.
Exemple concret
Courrier type : « Dépôt versé : 1 200 €. Retenues : (1) remplacement vitre fêlée cuisine, devis joint, 140 € ; (2) nettoyage approfondi, facture jointe, 90 € ; (3) peinture chambre, devis 600 €, élément de 4 ans, abattement 30 % selon grille annexée, soit 420 € ; (4) régularisation charges 2025, décompte joint, 55 €. Total retenu : 705 €. Montant restitué : 495 € par virement le 12 juin. » Chaque ligne renvoie à la photo d'entrée et de sortie correspondante.
Ce que ça change pour une conciergerie ou une agence
Pour une agence, la retenue est l'aboutissement de tout le travail d'EDL : si la photo d'entrée de l'élément manque, la retenue tombe. La structuration ligne par ligne (poste, justificatif, vétusté, photos) est ce qui fait tenir un dossier en conciliation. Pour une conciergerie, l'équivalent est le prélèvement sur caution voyageur ou la réclamation AirCover : mêmes exigences de chiffrage et de preuve datée, délais plus courts.
Avec Findomi
Dans Findomi, chaque ligne de retenue (poste, montant, justificatif, âge et abattement) est saisie dans le dossier caution ; le courrier PDF de restitution reprend le détail, les photos entrée/sortie et le solde, prêt à envoyer par email ou courrier.
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